Từ thời hóa đơn giấy đến hóa đơn điện tử
Nếu làm kế toán đủ lâu, chắc nhiều người sẽ nhớ thời kỳ hóa đơn giấy.
Ngày đó không có hoá đơn điện tử như hiện tại, cũng không có bất kỳ công cụ nào kiểm tra hay đồng bộ hoá đơn điện tử để biết được là có đủ hoá đơn mua vào hay chưa?
Muốn hạch toán hóa đơn đầu vào thì trước hết cũng phải chờ nhà cung cấp gửi hóa đơn. Sau đó doanh nghiệp tổng hợp lại rồi mới gửi cho kế toán làm báo cáo.
Có khi doanh nghiệp gửi trực tiếp, có khi gửi qua bưu điện, cũng có khi cuối tháng mới gom chứng từ gửi một lần.
Kế toán cứ phải chờ chứng từ về rồi mới có thể kiểm tra thông tin và tiến hành nhập liệu.
Với hóa đơn đầu ra cũng vậy. Sau khi doanh nghiệp xuất hóa đơn, kế toán phải lưu trữ, kiểm tra và đối chiếu chứng từ theo quy trình của doanh nghiệp.
Nói cách khác, công việc lúc đó phụ thuộc khá nhiều vào việc chứng từ đã về đến tay mình hay chưa và không hề biết được đủ hay sót hoá đơn.
Hóa đơn điện tử giúp công việc kế toán thuận tiện hơn rất nhiều
Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, công việc kế toán thay đổi rõ rệt.
Thời gian đầu mọi người đều khá bỡ ngỡ và cảm thấy phiền phức khi phải sử dụng hoá đơn điện tử. Tuy nhiên, sau khi quen dần và sử dụng được một thời gian thì mọi người đều có thể nhận thấy những lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử.
Trước hết, Kế toán không còn phải ngồi chờ từng tờ hóa đơn giấy được gửi đến nữa. Mà kế toán có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống ngay tức thời, kiểm tra thông tin và chủ động xử lý dữ liệu.
Quá trình lưu trữ của hóa đơn điện tử cũng diễn ra dễ dàng hơn, không sợ lạc mất, hay ướt rách, hay mối mọt nữa.
Với hóa đơn đầu vào, mình có thể kiểm tra:
- Doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn chưa?
- Nhà cung cấp đã xuất hóa đơn chưa?
- Trong tháng có hóa đơn nào bị thiếu không?
- Hóa đơn nào đã phát sinh nhưng chưa được nhập liệu?
Với hóa đơn đầu ra cũng tương tự.
- Kế toán có thể kiểm tra xem những hóa đơn doanh nghiệp đã xuất có được đẩy lên hệ thống đầy đủ hay chưa?
- Có hóa đơn nào bị lỗi, không cấp mã hay không?
- Có phát sinh hóa đơn thay thế, điều chỉnh không?
Đây thực sự là một bước tiến rất lớn.
Và trang web để mọi người có thể thực hiện thao tác tra cứu nhưng kể trên là Trang hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế.
Nhưng rồi mình lại gặp một vấn đề khác
Hóa đơn điện tử giúp mọi thứ nhanh hơn. Nhưng khi số lượng hóa đơn ngày càng nhiều, mình lại nhận ra một vấn đề:
Tra cứu trực tiếp từng hóa đơn trên hệ thống cũng không phải là cách làm hiệu quả.
Một hai hóa đơn thì không sao.
Mười hóa đơn cũng chưa đến mức quá mệt.
Nhưng nếu một doanh nghiệp có hàng chục, hàng trăm hóa đơn hay thậm chí là hàng ngàn hóa đơn điện tử mỗi ngày thì câu chuyện tra cứu lại bắt đầu khác.
Chưa kể nếu làm kế toán dịch vụ cho nhiều doanh nghiệp. Lúc đó, công việc có thể trở thành một vòng lặp rất mất thời gian:
Đăng nhập → chọn khoảng thời gian → chọn loại hóa đơn → tra cứu → chọn loại hóa đơn tiếp theo → tra cứu → kiểm tra → nhập liệu → tra cứu đối chiếu dữ liệu.
Xem thêm: Trang tra cứu hoá đơn của TCT
Tra cứu hóa đơn điện tử thủ công có một vấn đề rất lớn
Mình từng nghĩ:
“Hóa đơn điện tử đã có trên hệ thống rồi thì cần gì phải lo nữa?”
Nhưng thực tế, có dữ liệu trên hệ thống không đồng nghĩa với việc kế toán xử lý dữ liệu đó một cách hiệu quả.
Ví dụ một tháng doanh nghiệp có 200 hóa đơn đầu vào.
Nếu mỗi lần phải vào hệ thống để tra cứu hóa đơn điện tử, kiểm tra thông tin rồi nhập liệu thì dù mỗi hóa đơn chỉ mất vài phút, cộng lại cũng là một lượng thời gian rất lớn.
Mà công việc này lại có tính chất lặp đi lặp lại.
Ngày hôm nay tra cứu.
Ngày mai lại tra cứu.
Cuối tuần lại kiểm tra.
Cuối tháng lại rà soát.
Đến kỳ kê khai thuế lại kiểm tra thêm một lần nữa.
Có lúc trang tra cứu còn khiến mình mất thời gian hơn
Đây là chuyện chắc nhiều kế toán từng gặp.
Trang tra cứu hóa đơn điện tử bị lag, không vào được, không đồng bộ được hóa đơn điện tử, không tra cứu được dữ liệu.
Đang cần kiểm tra một hóa đơn thì phải ngồi chờ trang ổn định để tra cứu và tải về.
Đã tra cứu một loạt hóa đơn rồi nhưng khi quay lại, việc tìm lại những dữ liệu đã xem trước đó không phải lúc nào cũng thuận tiện.
Có khi mình phải: Chọn lại thời gian → tìm lại → chờ tải → kiểm tra lại.
Một thao tác nhỏ nhưng khi phải làm hàng chục lần thì nó trở thành một công việc rất tốn thời gian.
Và điều khó chịu nhất là:
Mình không chỉ đang làm kế toán. Mình đang dành rất nhiều thời gian để đi tìm dữ liệu.
Điều mình cần không chỉ là tra cứu hóa đơn
Sau một thời gian làm như vậy, mình nhận ra nhu cầu thực tế của kế toán không đơn giản là:
“Cho tôi xem hóa đơn.”
Mà là:
“Cho tôi dữ liệu hóa đơn để tôi có thể kiểm tra và xử lý nhanh hơn.”
Ví dụ, mình muốn biết:
- Doanh nghiệp này tháng này có bao nhiêu hóa đơn đầu vào?
- Nhà cung cấp A đã xuất hóa đơn chưa?
- Có hóa đơn nào bị thiếu không?
- Hóa đơn bán ra đã được đẩy lên hệ thống đầy đủ chưa?
- Dữ liệu nào đã được nhập?
- Dữ liệu nào còn thiếu?
Đó mới là thứ giúp công việc kế toán hiệu quả hơn.
Và từ nhu cầu đó, mình bắt đầu quan tâm nhiều hơn đến đồng bộ hóa đơn điện tử.
Đồng bộ hóa đơn điện tử giúp giảm những thao tác lặp lại
Theo mình, đây mới là điểm đáng nói.
Đồng bộ hóa đơn điện tử không phải đơn giản là thay đổi cách lấy một hóa đơn.
Nó giúp giảm bớt chuỗi thao tác mà kế toán phải thực hiện lặp đi lặp lại:
Tra cứu → tìm hóa đơn → kiểm tra → tải dữ liệu → nhập liệu → đối chiếu.
Thay vì dành quá nhiều thời gian để đi tìm từng hóa đơn, dữ liệu có thể được đưa về phần mềm để kế toán tiếp tục kiểm tra, đối chiếu và xử lý.
Tất nhiên, điều này không có nghĩa là kế toán không cần kiểm tra nữa.
Ngược lại, khi dữ liệu được tập trung hơn, mình càng có điều kiện để kiểm tra:
- Có đủ hóa đơn không?
- Có hóa đơn nào bị thiếu không?
- Thông tin hóa đơn có chính xác không?
- Số liệu trên hóa đơn có khớp với sổ sách không?
Làm nhiều doanh nghiệp thì sự khác biệt càng rõ
Nếu chỉ quản lý một doanh nghiệp, có thể bạn vẫn chịu khó tra cứu thủ công được.
Nhưng với kế toán dịch vụ thì hoàn toàn khác.
Ví dụ bạn đang làm cho 10 doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp có 100 hóa đơn một tháng.
Đó đã là khoảng 1.000 hóa đơn cần theo dõi.
Nếu mỗi lần kiểm tra đều phải vào hệ thống, chọn từng mã số thuế, chọn khoảng thời gian rồi tra cứu thủ công thì lượng thao tác lặp lại sẽ rất lớn.
Lúc này, vấn đề không còn là:
“Có tra cứu được hóa đơn hay không?”
Mà là:
“Có cách nào lấy và quản lý dữ liệu hóa đơn hiệu quả hơn không?”
Đó cũng là lúc mình thấy phần mềm đồng bộ hóa đơn thực sự có giá trị.
Đồng bộ hóa đơn điện tử không có nghĩa là bỏ qua việc kiểm tra
Đây là điều mình muốn nói rõ.
Một phần mềm hỗ trợ đồng bộ hóa đơn điện tử có thể giúp giảm thao tác thủ công, nhưng không thể thay thế công việc kiểm tra của kế toán.
Kế toán vẫn phải kiểm tra:
- Hóa đơn có hợp lệ không?
- Thông tin có chính xác không?
- Hàng hóa, dịch vụ có thực tế không?
- Thuế suất có đúng không?
- Chi phí có đủ điều kiện không?
- Có cần điều chỉnh hay xử lý gì không?
Phần mềm hỗ trợ đưa dữ liệu về nhanh hơn và giảm thao tác lặp lại.
Còn việc đánh giá, kiểm tra và quyết định xử lý như thế nào vẫn là công việc của người làm kế toán.
Sau này mình mới bắt đầu tìm cách giảm việc nhập liệu thủ công
Mình nghĩ công nghệ không phải để thay thế người làm kế toán.
Nó nên giúp kế toán bớt những công việc lặp đi lặp lại.
Thay vì dành quá nhiều thời gian cho việc:
tra cứu → chờ → kiểm tra → nhập → quay lại tra cứu → kiểm tra lại,
mình muốn dành thời gian đó cho những công việc thực sự cần chuyên môn hơn:
- Kiểm tra tính hợp lý của hóa đơn.
- Đối chiếu số liệu.
- Kiểm tra thuế.
- Hạch toán.
- Theo dõi công nợ.
- Phân tích chi phí.
- Xử lý các vấn đề phát sinh của doanh nghiệp.
Đó mới là phần việc mà kế toán nên tập trung vào.
Một công cụ mình đang dùng để hỗ trợ công việc này
Đây cũng là lý do sau này mình tìm hiểu và sử dụng FDI.
Mình không tìm một phần mềm để “làm thay kế toán”.
Mình chỉ cần một công cụ giúp mình giảm bớt việc phải tra cứu và nhập dữ liệu hóa đơn thủ công, đặc biệt khi số lượng doanh nghiệp và hóa đơn tăng lên.
FDI hỗ trợ đồng bộ dữ liệu hóa đơn về phần mềm, từ đó mình có thể tiếp tục kiểm tra và xử lý dữ liệu trên phần mềm thay vì phải liên tục quay lại hệ thống để tìm từng hóa đơn.
Với mình, giá trị lớn nhất nằm ở chỗ:
Bớt một chút thao tác cho mỗi hóa đơn. Nhưng nếu có hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn thì tổng thời gian tiết kiệm được không còn là “một chút” nữa.
Mình có viết riêng về FDI và cách mình sử dụng công cụ này trong công việc kế toán.
👉 Nếu bạn cũng đang gặp vấn đề tương tự, có thể xem thêm tại đây: Tìm hiểu FDI
Nhìn lại, hóa đơn điện tử đã thay đổi công việc kế toán rất nhiều
Từ chỗ:
Chờ hóa đơn giấy → nhận chứng từ → nhập liệu
đến:
Tra cứu hóa đơn điện tử → kiểm tra → nhập liệu ngay.
Đó đã là một bước tiến rất lớn.
Nhưng khi dữ liệu ngày càng nhiều, mình lại nhận ra một vấn đề mới:
Có dữ liệu rồi, nhưng làm sao xử lý dữ liệu đó nhanh và hiệu quả?
Và đó cũng là lúc đồng bộ hóa đơn điện tử trở thành một giải pháp đáng để người làm kế toán quan tâm.
Kết luận
Nhìn lại quá trình làm kế toán, mình thấy công nghệ đã giúp công việc thay đổi rất nhiều.
Ngày trước, mình mất thời gian chờ hóa đơn.
Sau này, mình có thể chủ động tra cứu hóa đơn điện tử.
Nhưng khi số lượng hóa đơn tăng lên, mình lại mất thời gian tra cứu quá nhiều lần, nhập liệu thủ công và đối chiếu dữ liệu.
Có lẽ bài toán của kế toán hiện nay không còn đơn giản là:
“Làm sao để lấy được hóa đơn?”
mà là:
“Làm sao để quản lý và xử lý dữ liệu hóa đơn hiệu quả hơn?”
Với mình, đồng bộ hóa đơn điện tử là một trong những cách có thể giúp giải quyết phần nào bài toán đó.
Không phải vì phần mềm làm thay công việc của kế toán, mà vì nó giúp mình bớt những việc lặp lại để có thêm thời gian làm công việc cần đến chuyên môn của mình.
👉 Nếu bạn muốn tìm hiểu công cụ mình đang sử dụng, mình để thông tin FDI tại đây → Tìm hiểu FDI
Xem thêm: Tôi từng hiểu sai về BHXH: Cách tính lương hưu không phải ai cũng áp dụng theo Luật BHXH mới
