Hóa đơn hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là vấn đề được rất nhiều hộ kinh doanh quan tâm, đặc biệt từ khi các quy định về hóa đơn điện tử ngày càng được áp dụng rộng rãi.
Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không? Doanh thu dưới 1 tỷ đồng có được đăng ký sử dụng hóa đơn không? Cá nhân chưa có giấy phép hộ kinh doanh có được đăng ký hóa đơn điện tử?
Dưới đây là những câu hỏi thường gặp và một số quy định cơ bản về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
1. Khi nào hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo quy định, một số trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định, chẳng hạn như bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng như ô tô, xe máy…
Như vậy, hộ kinh doanh cần xác định doanh thu và ngành nghề kinh doanh thực tế để biết mình có thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không.
2. Doanh thu từ 1 tỷ đồng trở xuống có được sử dụng hóa đơn điện tử không?
Câu trả lời là Có.
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở xuống nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì vẫn có thể đăng ký sử dụng theo quy định.
Điều này có nghĩa là doanh thu dưới 1 tỷ đồng không đồng nghĩa với việc không được sử dụng hóa đơn điện tử.
Ví dụ:
Hộ kinh doanh A có doanh thu 700 triệu đồng/năm nhưng thường xuyên bán hàng cho doanh nghiệp và khách hàng yêu cầu hóa đơn. Hộ kinh doanh có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử để lập và giao hóa đơn cho khách hàng theo quy định.
3. Cá nhân chưa đăng ký giấy phép hộ kinh doanh có được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không?
Có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp đáp ứng điều kiện theo quy định.
Hệ thống hiện nay cho phép cá nhân kinh doanh thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay cả khi chưa có giấy phép hộ kinh doanh.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và đăng ký kinh doanh.
Nếu cá nhân thực hiện hoạt động kinh doanh nhưng không thuộc trường hợp được miễn đăng ký kinh doanh thì vẫn phải thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh theo quy định.
Nói cách khác, việc được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không đồng nghĩa với việc cá nhân được miễn nghĩa vụ đăng ký kinh doanh.
4. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng loại hóa đơn nào?
Tùy trường hợp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể sử dụng các loại hóa đơn điện tử phù hợp.
Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Đây là một trong những hình thức hóa đơn điện tử được áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Hóa đơn được lập và gửi đến hệ thống để cơ quan thuế cấp mã trước khi giao cho người mua theo quy định.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc các lĩnh vực theo quy định có thể thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối, chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
Một số lĩnh vực thường gặp gồm:
- Trung tâm thương mại.
- Siêu thị.
- Bán lẻ, trừ một số trường hợp theo quy định.
- Ăn uống, nhà hàng.
- Khách sạn.
- Dịch vụ vận tải hành khách.
- Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.
- Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí.
- Hoạt động chiếu phim.
- Một số dịch vụ phục vụ cá nhân khác.
Vì vậy, khi xác định hộ kinh doanh dùng hóa đơn gì, không chỉ nhìn vào doanh thu mà còn cần xem xét ngành nghề và hình thức bán hàng.
5. Khi nào hộ kinh doanh được đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh?
Không phải trường hợp nào hộ kinh doanh cũng tự đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên.
Đối với một số trường hợp đặc biệt, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh.
Các trường hợp đáng chú ý gồm:
Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt mã số thuế
Nếu phát sinh việc thanh lý tài sản, hàng hóa và cần hóa đơn giao cho người mua thì có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh.
Tạm ngừng hoạt động kinh doanh
Trường hợp cần xuất hóa đơn cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước thời điểm cơ quan thuế thông báo tạm ngừng kinh doanh thì có thể đề nghị cấp hóa đơn theo quy định.
Bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn
Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bị cơ quan thuế cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn cũng thuộc trường hợp được xem xét cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh theo quy định.
6. Hàng hóa dùng nội bộ, cho, biếu, tặng nhân viên có phải xuất hóa đơn không?
Câu trả lời là Có.
Nguyên tắc lập hóa đơn không chỉ áp dụng đối với trường hợp bán hàng và thu tiền.
Theo quy định, hóa đơn còn được lập đối với nhiều trường hợp như:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để quảng cáo.
- Hàng mẫu.
- Hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng.
- Hàng hóa, dịch vụ trao đổi.
- Hàng hóa, dịch vụ trả thay lương cho người lao động.
- Hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ.
- Hàng hóa xuất dưới hình thức cho vay, cho mượn.
Do đó, hộ kinh doanh không nên hiểu rằng “không thu tiền thì không cần xuất hóa đơn”.
Khi phát sinh các trường hợp thuộc diện phải lập hóa đơn, cần thực hiện lập hóa đơn theo đúng quy định.
7. Có bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không?
Câu trả lời là Không bắt buộc.
Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Người nộp thuế được lựa chọn hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh và khả năng ứng dụng công nghệ.
Tuy nhiên, dữ liệu hóa đơn vẫn phải được bảo đảm để có thể tra cứu hoặc in ra giấy khi có yêu cầu.
Vì vậy, hộ kinh doanh không nhất thiết phải in toàn bộ hóa đơn điện tử ra giấy rồi lưu thành từng tập như hóa đơn giấy trước đây.
8. Người bán là hộ kinh doanh, người mua là doanh nghiệp thì người mua có bắt buộc ký số trên hóa đơn không?
Câu trả lời là Không nhất thiết.
Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua trong mọi trường hợp.
Chữ ký số của người mua có thể được thực hiện nếu người mua và người bán có thỏa thuận hoặc thuộc trường hợp pháp luật có quy định khác.
Vì vậy, nếu doanh nghiệp mua hàng của hộ kinh doanh, việc hóa đơn không có chữ ký số của bên mua không mặc nhiên khiến hóa đơn không hợp lệ.
9. Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có trách nhiệm gì?
Tùy loại hóa đơn sử dụng, hộ kinh doanh có trách nhiệm thực hiện việc gửi dữ liệu hóa đơn theo đúng quy định.
Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán thực hiện gửi hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định.
Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Hộ kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế theo thời hạn quy định, trong đó có trường hợp cuối ngày gửi dữ liệu hóa đơn.
Do đó, hộ kinh doanh sử dụng máy tính tiền cần đặc biệt lưu ý việc kết nối, truyền dữ liệu và kiểm tra tình trạng gửi dữ liệu hóa đơn.
Một số lưu ý quan trọng về hóa đơn hộ kinh doanh
Qua các trường hợp trên, có thể thấy việc sử dụng hóa đơn của hộ kinh doanh không chỉ phụ thuộc vào doanh thu.
Khi xác định hộ kinh doanh có phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không, nên kiểm tra đồng thời:
- Doanh thu của hộ kinh doanh.
- Ngành nghề kinh doanh.
- Đối tượng khách hàng.
- Hình thức bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Có bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hay không.
- Có thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hay không.
- Tình trạng đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử hiện tại.
Đặc biệt, với những hộ kinh doanh có doanh thu lớn, bán hàng cho doanh nghiệp hoặc có số lượng hóa đơn phát sinh nhiều, việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán phù hợp sẽ giúp giảm đáng kể thời gian nhập liệu, đối chiếu và quản lý hóa đơn.
Kết luận
Hóa đơn hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có nhiều trường hợp áp dụng khác nhau. Không phải cứ doanh thu dưới 1 tỷ đồng là không được sử dụng hóa đơn điện tử và cũng không phải mọi hộ kinh doanh đều sử dụng cùng một loại hóa đơn.
Điều quan trọng là hộ kinh doanh cần xác định đúng doanh thu, ngành nghề, hình thức bán hàng và đối tượng khách hàng để lựa chọn và sử dụng hóa đơn đúng quy định.
Nếu bạn đang là hộ kinh doanh và chưa biết mình có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử hay không, nên dùng hóa đơn có mã hay hóa đơn từ máy tính tiền, hãy kiểm tra từng trường hợp cụ thể thay vì chỉ dựa vào mức doanh thu.
Xem thêm: Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn GTGT không? Giải đáp qua tình huống thực tế (2026)
Quy định tham khảo
Các nội dung trong bài được tổng hợp và tham khảo từ các văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử đang áp dụng, gồm:
- Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15: Quy định khung pháp lý về quản lý thuế, trong đó có các quy định liên quan đến hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 của Chính phủ: Quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Nghị định có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.Một số nội dung liên quan trực tiếp đến bài gồm:
- Điều 4: Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Điều 5: Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Điều 6: Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Điều 10 và Phụ lục: Nội dung hóa đơn điện tử.
- Điều 15: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế và giao hóa đơn cho người mua.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 30/06/2026 của Bộ Tài chính: Quy định một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử; hướng dẫn cụ thể về đăng ký sử dụng, thay đổi thông tin đăng ký, cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh, xử lý hóa đơn điện tử và các nội dung liên quan.
- Công văn 4831/CT-CS ngày 15/07/2026 của Cục Thuế: Giới thiệu các nội dung mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC để triển khai, tuyên truyền và hướng dẫn người nộp thuế. Đây là tài liệu tham khảo hữu ích khi tìm hiểu các điểm mới về hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2026.
Lưu ý: Nội dung bài mang tính chất tổng hợp, tham khảo. Khi áp dụng vào từng trường hợp cụ thể, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần đối chiếu đầy đủ quy định pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của hoạt động kinh doanh.
Xem thêm: Phần mềm đồng bộ hóa đơn điện tử
